به گزارش هنرآنلاین به نقل از روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، مهستی ابوذرجمهری، رییس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی با اعلام این خبر در تشریح اهمیت مستندسازی و اهمیت فعالیت این گروه گفت: مستندسازی در لغت به معنای بخشیدن قابلیت استنادی است و در مفهوم کلی آن عبارت از تدوین سیستمی جامع از اطلاعات، یکپارچه‌سازی آن‌ها و به‌روزرسانی مداوم اطلاعات است.
او ادامه داد: به هر میزان، بانک مستندات یک سازمان قوی‌تر باشد، بیانگر حرفه‌ای‌تر بودن فعالیت‌های آن سازمان است. در همین راستا در آرشیو ملی ایران، مستندسازی فعالیتی تخصصی است که گروه مستندسازی داده‌های اسنادی به آن پرداخته و نه تنها به نیازهای مستندسازی گروه‌های فهرست‌نویسی اسناد و فهرست‌نویسی منابع دیداری - شنیداری و اسناد ویژه (خریداری و اهدایی) مستقر در آرشیو ملی کشور پرداخته، بلکه نیازهای مستندسازی مدیریت‌های استانی را نیز پاسخگو خواهد بود.
مهستی ابوذرجمهری بیان کرد: در این فرآیند که مقدمات آن از تیرماه سال جاری فراهم شده، دسترسی مراکز استانی به سبد مجازی aut-gangineh تعریف شد و ارسال رکورد به این سبد صورت می‌گیرد و بسته به نوع نمایه پیشنهادی و حوزه آن (نام اشخاص، تنالگان، نام جغرافیایی، نام خاندان،موضوع) رکورد به سبد هر یک از کارشناسان گروه ارسال شده و تعیین تکلیف می‌شود. تعیین تکلیف به این ترتیب است که در صورتی که نمایه پیشنهادی در بانک «رسا» موجود باشد، از بانک فراخوان شده و در کاربرگه قرار می‌گیرد و در صورتی که نمایه پیشنهادی قابلیت مستند شدن نداشته باشد، همچنان در کاربرگه باقی می‌ماند، زیرا ممکن است در زمان‌های بعدی اسنادی یافت شوند که اطلاعات نمایه پیشنهادی را کامل کنند و آن نمایه قابلیت مستند شدن پیدا کند.
او ادامه داد: بخش دیگری از فعالیت‌های این گروه، ویرایش مستندات بانک است که هرگاه اطلاعات جدیدی از یک مستند به دست آید، کارشناسان گروه موظف خواهند بود که این اطلاعات را وارد کاربرگه مستندسازی و در نتیجه اطلاعات آن مستند را تکمیل‌تر کنند. به عنوان مثال وقتی شخصیتی در بانک مستندات وجود دارد که در هیچ یک از منابع، تاریخی از فوت وی ثبت نشده است و در سندی تاریخ فوت وی ذکر می‌شود، کارشناس مستندسازی رجال، باید تاریخ فوت به دست‌آمده را وارد شناسه کند، اهمیت این کار به ویژه برای رجال مربوط به دوره قاجار که به تناوب دارای لقب واحدی بوده‌اند دارای اهمیت ویژه‌ای است. همان‌گونه که ذکر شد، مستندسازی در حوزه نام اشخاص، عناوین قراردادی، نام خاندان‌ها، نام تنالگان، نام جغرافیایی و موضوعات انجام می‌شود.
رییس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی همچنین گفت: جریان مستندسازی، فعالیت‌های پشتیبانی ویژه‌ای را می‌طلبد که به سهولت امکان‌پذیر نیست. از ابتدای سال جاری تا پایان آذرماه، ۲۷۸۴ مورد مستندسازی و ۷۷۲ مورد ویرایش مستندات انجام شده است. البته باید در نظر داشت که چند ماه نخست سال جاری به علت وضعیت کرونا، کارشناسان سازمان، وضعیت حضور ۳۰درصدی نیز داشته‌اند.
او در پایان بیان کرد: فعالیت‌های جانبی مانند مصاحبه رادیویی با رادیو فرهنگ در زمینه بهبود فرآیند مستندسازی برای مراکز استانی، برگزاری کارگاه‌های آموزشی در هفته جهانی آرشیو و معرفی بانک مستندات و ارائه توضیحات لازم برای هیئت اعزامی از آستانه مقدسه حضرت معصومه (س) نیز از جمله فعالیت‌های گروه در سال جاری بوده است. در حال حاضر، ۱۵۰ فهرست از اسناد پُست مربوط به دوره زمانی مظفرالدین شاه تا دوران دوم پهلوی، به منظور بازنگری و بررسی قابلیت مستندسازی نمایه‌های موجود در آن‌ها که عمدتا مربوط به اشخاص و تنالگان هستند در اختیار گروه قرار گرفته است.